BITACORA DE OBRA
La bitácora de obra
es, entre otros, uno de los elementos más importantes que forman parte del
sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su carácter legal
que, para efectos técnicos, tiene la misma legalidad que el contrato de obra.
Por tal razón el uso
de este instrumento debe de llevarse con la mayor responsabilidad, pulcritud,
veracidad y objetividad tomando en
consideración para anotar todos los programas relacionados con la obra, las
especificaciones del proyecto ejecutivo, las observaciones de calidad de la
obra tanto en materiales como en mano de obra, la fuerza de trabajo que se está
desplegando para el cumplimiento oportuno de los objetivos previstos, y los
agentes internos y externos de diversa índole que en forma directa o indirecta
pueden afectar el total cumplimiento de las diversas etapas constructivas.
Es responsabilidad
del supervisor de Obra, como representante del Desarrollador, valerse de la
bitácora para ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el control de la
misma, mediante el uso adecuado de la autoridad que se le confiere en su
relación con el constructor encargado de ejecutar físicamente los trabajos.
Por esto, el
correcto uso y manejo de la bitácora es fundamental para obtener resultados
óptimos en la construcción de Residencias, condominios, urbanizaciones,
edificios, etc, etc.
En referencia a lo
indicado anteriormente, es
necesario tomar en
cuenta los
lineamientos y criterios que se detallan a continuación y que rigen el oportuno
y correcto uso de la bitácora de obra, en el desarrollo de los programas de
construcción promovidos por el Desarrollador o Supervisor.
DEFINICION:
En
el ramo de la construcción la bitácora de obra es una libreta que forma parte del
contrato, se anota en ella cualquier situación de carácter imprevisto que sea
trascendente y que afecte el marco de calidad de la misma así como los tiempos
de ejecución de las diferentes etapas constructivas que conlleve el proyecto a
ejecutarse.
Hemos indicado que la bitácora es parte
integrante del contrato, por tanto, es el medio
oficial y legal de comunicación entre las partes responsables de la supervisión
y construcción de la obra, esta
comunicación se da mediante el asiento por ambas partes de las diferentes
notas, sean estas para determinar medidas preventivas, correctivas,
informativas de instrucción o réplica debidamente fijadas por cualquier código
o criterio, es en mutuo acuerdo que esta se firma para dar legalidad a lo ahí
descrito.
La bitácora tendrá vigencia durante todo el
tiempo que dure la obra y su objetivo final será el de oficializar todos los
elementos que integran el finiquito y el acta de recepción y entrega de las
obras, por eso mismo se convierte en un elemento legal.
REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITÁCORA
Apertura
· Su apertura se hará previamente al comienzo de los
trabajos y deberá iniciar con una nota de apertura relacionando como mínimo lo
indicado así como las firmas registradas por parte de los Supervisores de Obra
designados por el Contratista y el Sub Contratista.
Numeración y fechado de notas
· Todas las notas deberán numerarse, fecharse y deberá
cerrarse con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del Director de
construcción del contratista y sub contratista.
Redacción y escritura
· Las notas o asuntos deberán apegarse a la realidad a
ejecutar, utilizando papel carbón o autor
reproducible para las copias.
Errores
· Cuando se cometa algún error, deberá
proceder a testar dicho error y que ambas partes estén de acuerdo con que se
anula, tacha o se elimina.
Retiro de copias
· Una vez llena y firmada las hojas de la
Bitácora esta se repartirán así, copia a los interesados y el original siempre
será del Desarrollador a través del Supervisor de Obra asignado.
Validaciones de
documentos
· Cuando se requiera, se podrán hacer validaciones
de acuerdo a algún código, o catálogo específico al rubro en cuestión, pueden
tener anotaciones como fotos, correos electrónicos
Compromiso
de uso:
· El compromiso de uso está pactado por
ambas partes, estableciendo que es un recurso legal para cualquiera de las
partes.
Cierre
de bitácora
· El cierra de bitácora está contemplado al
finalizar la obra a satisfacción del Desarrollador y bajo el criterio del
Supervisor de Obra designado, será con una última nota especial, en la que se
dará por finiquitada la relación técnica de campo. Se deberán anular las hojas
sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto
de la supervisión se anexa al expediente del contrato.
ASUNTOS QUE SE DEBEN REGISTRAR
Es función del
supervisor el registro y control de la bitácora, por lo cual a continuación se
enumeran los asuntos a registrar
De manera
obligatoria los asuntos que comprende :
a) Si el contratista se percata de no poder
cumplir con el programa, por causas no imputables a él, deberá notificarlo a la
dependencia o entidad mediante anotación en bitácora.
b) El contratista solo podrá ejecutar
cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del
contrato, hasta que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora.
c)
Cuando se autorice el pago provisional de insumos en los precios por
observación directa, el residente de obra y en su caso el supervisor deben
llevar un control diario con sus respectivas anotaciones en bitácora de todo lo
que acontece en el proyecto.
d) Deberán registrarse en bitácora y
documentarse, los atrasos que tengan lugar por la falta de pago de estimaciones
con la consecuencia señalada.
e) Se
deberá hacer constar en bitácora, la fecha en que se presentan las
estimaciones.
f) Se
deben realizar las anotaciones correspondientes en bitácora de todos los casos
de terminación.
g) El contratista, a través de la bitácora o
por oficio, deberá notificar la terminación de los trabajos, para iniciar el
procedimiento de recepción de los trabajos.
Referente a los
documentos de la obra
· Constancia de entrega al contratista de los planos,
instrucciones o especificaciones de la obra, donde se ampara lo que se
registrará.
· Constancia de acuerdos y soluciones que se van
generando en el proceso de la obra.
Referente al plazo y
programa de la obra
· Modificaciones del programa de obra.
· Estado del tiempo que influya en la obra, en especial
si hay catástrofes o situaciones extremas que también van establecidas en los
planos
· Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas
causas y demoras respecto al programa.
· Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o
la información, o lo accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén
disponibles, incluso por servicios básicos como agua, luz, seguridad.
· Atraso en la contestación de aclaraciones o solventar
dudas que impidan el desarrollo de la misma.
· Atraso con respecto a la entrega de especificaciones.
· Atraso en la entrega de materiales y equipo deba suministrar para el desarrollo de la obra
Referente a la ejecución de la obra
· En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra
o puntos denominados hitos con lo más relevante a alguna actividad específica
dentro del cronograma de ejecución.
· En caso de no cumplir con el programa establecido, el
equipo de proceso proporcionado por el contratista, fecha de llegada,
instalación, interconexión y pruebas.
· Ordenes de corrección de obra, por mala información
requerida en planos o cambios in situ.
· Equipo descompuesto o inapropiado.
· Incidentes internos y externos que afecten el
desarrollo de la obra.
· Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente,
falta de higiene.
· Accidentes presentados en la obra, si es el caso.
· Observaciones sobre el incumplimiento de las
actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así como su terminación.
· Advertencias al contratista por falta de recursos en
la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados
y fallas de calidad, esto incluirá sanciones que deben ser previstas en el
contrato de obra.
· Constancia de la fecha de recepción de estimaciones
presentadas por el contratista.
· Fecha de la puesta en operación y fecha del acta de
recepción de la obra.
Anotaciones
del contratista o su representante
· Observaciones en relación a los órdenes que haya
recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia
que a su juicio influya en la ejecución de la obra, o modifique las condiciones
pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuación.
a). Referentes a los
documentos de la obra:
· Solicitudes de información faltante, licencias,
permisos, liberación de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o
croquis de la obra, etc.
· Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis
de la obra.
b). Referentes al
plazo y programa de la obra
· Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de
obra, o modificaciones al mismo.
c). Referentes a la
ejecución de la obra
· Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la
supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de construcción
y suministro de personal, equipo y materiales.
