Bitacora de Obra

BITACORA DE OBRA

 

La bitácora de obra es, entre otros, uno de los elementos más importantes que forman parte del sistema de control para el buen desarrollo de las obras, por su carácter legal que, para efectos técnicos, tiene la misma legalidad que el contrato de obra.

 

Por tal razón el uso de este instrumento debe de llevarse con la mayor responsabilidad, pulcritud, veracidad y objetividad  tomando en consideración para anotar todos los programas relacionados con la obra, las especificaciones del proyecto ejecutivo, las observaciones de calidad de la obra tanto en materiales como en mano de obra, la fuerza de trabajo que se está desplegando para el cumplimiento oportuno de los objetivos previstos, y los agentes internos y externos de diversa índole que en forma directa o indirecta pueden afectar el total cumplimiento de las diversas etapas constructivas.

 

Es responsabilidad del supervisor de Obra, como representante del Desarrollador, valerse de la bitácora para ordenar la obra, regular su desarrollo y ejercer el control de la misma, mediante el uso adecuado de la autoridad que se le confiere en su relación con el constructor encargado de ejecutar físicamente los trabajos.

 

Por esto, el correcto uso y manejo de la bitácora es fundamental para obtener resultados óptimos en la construcción de Residencias, condominios, urbanizaciones, edificios, etc, etc.

 

En referencia a  lo  indicado  anteriormente,  es  necesario  tomar  en     cuenta              los lineamientos y criterios que se detallan a continuación y que rigen el oportuno y correcto uso de la bitácora de obra, en el desarrollo de los programas de construcción promovidos por el Desarrollador o Supervisor.

 

DEFINICION:

 

En el ramo de la construcción la bitácora de obra es una libreta que forma parte del contrato, se anota en ella cualquier situación de carácter imprevisto que sea trascendente y que afecte el marco de calidad de la misma así como los tiempos de ejecución de las diferentes etapas constructivas que conlleve el proyecto a ejecutarse.

 

Hemos indicado que la bitácora es parte integrante del contrato, por tanto, es el          medio oficial y legal de comunicación entre las partes responsables de la supervisión y construcción de la obra, esta comunicación se da mediante el asiento por ambas partes de las diferentes notas, sean estas para determinar medidas preventivas, correctivas, informativas de instrucción o réplica debidamente fijadas por cualquier código o criterio, es en mutuo acuerdo que esta se firma para dar legalidad a lo ahí descrito.

 

La bitácora tendrá vigencia durante todo el tiempo que dure la obra y su objetivo final será el de oficializar todos los elementos que integran el finiquito y el acta de recepción y entrega de las obras, por eso mismo se convierte en un elemento legal.

 

 

 

REGLAS GENERALES PARA EL USO DE LA BITÁCORA

Apertura

· Su apertura se hará previamente al comienzo de los trabajos y deberá iniciar con una nota de apertura relacionando como mínimo lo indicado así como las firmas registradas por parte de los Supervisores de Obra designados por el Contratista y el Sub Contratista.

Numeración y fechado de notas

· Todas las notas deberán numerarse, fecharse y deberá cerrarse con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del Director de construcción del contratista y sub contratista.

Redacción y escritura

· Las notas o asuntos deberán apegarse a la realidad a ejecutar,  utilizando papel carbón o autor reproducible para las copias.

Errores

· Cuando se cometa algún error, deberá proceder a testar dicho error y que ambas partes estén de acuerdo con que se anula, tacha o se elimina.

Retiro de copias

· Una vez llena y firmada las hojas de la Bitácora esta se repartirán así, copia a los interesados y el original siempre será del Desarrollador a través del Supervisor de Obra asignado.

Validaciones de documentos

· Cuando se requiera, se podrán hacer validaciones de acuerdo a algún código, o catálogo específico al rubro en cuestión, pueden tener anotaciones como fotos, correos electrónicos 

Compromiso de uso:

· El compromiso de uso está pactado por ambas partes, estableciendo que es un recurso legal para cualquiera de las partes.

 

Cierre de bitácora

· El cierra de bitácora está contemplado al finalizar la obra a satisfacción del Desarrollador y bajo el criterio del Supervisor de Obra designado, será con una última nota especial, en la que se dará por finiquitada la relación técnica de campo. Se deberán anular las hojas sobrantes, inutilizándolas sin arrancarlas de la libreta y esta, por conducto de la supervisión se anexa al expediente del contrato.

ASUNTOS QUE SE DEBEN REGISTRAR

Es función del supervisor el registro y control de la bitácora, por lo cual a continuación se enumeran  los asuntos a registrar

De manera obligatoria los asuntos que comprende :

a) Si el contratista se percata de no poder cumplir con el programa, por causas no imputables a él, deberá notificarlo a la dependencia o entidad mediante anotación en bitácora.

b) El contratista solo podrá ejecutar cantidades adicionales o conceptos no previstos en el catálogo original del contrato, hasta que cuente con la autorización por escrito o en la bitácora.

c) Cuando se autorice el pago provisional de insumos en los precios por observación directa, el residente de obra y en su caso el supervisor deben llevar un control diario con sus respectivas anotaciones en bitácora de todo lo que acontece en el proyecto.

d) Deberán registrarse en bitácora y documentarse, los atrasos que tengan lugar por la falta de pago de estimaciones con la consecuencia señalada.

e)  Se deberá hacer constar en bitácora, la fecha en que se presentan las estimaciones.

f)  Se deben realizar las anotaciones correspondientes en bitácora de todos los casos de terminación.

g) El contratista, a través de la bitácora o por oficio, deberá notificar la terminación de los trabajos, para iniciar el procedimiento de recepción de los trabajos.

Referente a los documentos de la obra

· Constancia de entrega al contratista de los planos, instrucciones o especificaciones de la obra, donde se ampara lo que se registrará.

· Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

Referente al plazo y programa de la obra

· Modificaciones del programa de obra.

· Estado del tiempo que influya en la obra, en especial si hay catástrofes o situaciones extremas que también van establecidas en los planos

· Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa.

· Cuando el inmueble en que deberá ejecutarse la obra, o la información, o lo accesos necesarios para realizar el trabajo, no estén disponibles, incluso por servicios básicos como agua, luz, seguridad.

· Atraso en la contestación de aclaraciones o solventar dudas que impidan el desarrollo de la misma.

· Atraso con respecto a la entrega de especificaciones.

· Atraso en la entrega de materiales y equipo deba suministrar para el desarrollo de la obra

Referente a la ejecución de la obra

· En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra o puntos denominados hitos con lo más relevante a alguna actividad específica dentro del cronograma de ejecución.

· En caso de no cumplir con el programa establecido, el equipo de proceso proporcionado por el contratista, fecha de llegada, instalación, interconexión y pruebas.

· Ordenes de corrección de obra, por mala información requerida en planos o cambios in situ.

· Equipo descompuesto o inapropiado.

· Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

· Condiciones de inseguridad, daños al medio ambiente, falta de higiene.

· Accidentes presentados en la obra, si es el caso.

· Observaciones sobre el incumplimiento de las actividades críticas, enunciando razones y/o motivos así como su terminación.

· Advertencias al contratista por falta de recursos en la obra sobre personal, equipo, materiales, herramientas, almacenamientos inadecuados y fallas de calidad, esto incluirá sanciones que deben ser previstas en el contrato de obra.

· Constancia de la fecha de recepción de estimaciones presentadas por el contratista.

· Fecha de la puesta en operación y fecha del acta de recepción de la obra.

Anotaciones del contratista o su representante

· Observaciones en relación a los órdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecución de la obra, o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuación.

a). Referentes a los documentos de la obra:

· Solicitudes de información faltante, licencias, permisos, liberación de bancos    o  tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra, etc.

· Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

b). Referentes al plazo y programa de la obra

· Acuse de recibo de órdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.

c). Referentes a la ejecución de la obra

· Acuse de recibo u observaciones de órdenes de la supervisión relativas a corrección de defectos, procedimientos de construcción y suministro de personal, equipo y materiales.